學會用 AI 之後，很容易什麼都想流程化。
會議紀錄、信件、報告、企劃、簡報、社群內容、資料整理，好像每件事都可以做成模板。
但不是每件事都值得。
流程化本身也需要時間。你要整理步驟、寫指令、設計檢查標準，還要之後維護。
所以要先判斷：哪種工作值得變成固定 AI 工作流？
兩個問題就夠了
先問兩題：
- 這件事出現得頻繁嗎？
- 每次變化大不大？
這兩題交叉後，就能看出優先順序。
高頻率、低變異：最適合流程化
這是最值得先做的區域。
例如：
- 每週會議摘要
- 固定格式週報
- 客戶訪談紀錄整理
- 常見問題回覆草稿
- 每月活動成效初步整理
這些任務常常發生，而且每次格式差不多。
只要建立一次工作流，後面就能反覆使用。
高頻率、高變異：先做半流程
有些任務常常發生，但每次差很多。
例如：
- 重要客戶信件
- 複雜提案
- 跨部門溝通
- 不同主題的簡報
這類任務不適合硬套同一份模板。
但你可以流程化其中一部分，例如：
- 開始前的需求釐清
- 草稿檢查清單
- 回饋三段式
- 風險檢查問題
也就是不要流程化整件事，而是流程化最常重複的環節。
低頻率、低變異：需要時再用
如果一件事很少發生，即使格式固定，也不一定值得花時間做成完整工作流。
例如一年才一次的內部活動公告。
你可以保存簡單範例，但不需要大費周章建立流程。
低頻率、高變異：不要急著流程化
這類任務最不適合一開始流程化。
例如第一次接觸的新專案、陌生領域決策、重大且少見的危機處理。
AI 可以協助發想、拆解、列風險，但不要急著把它固定成模板。
因為你還不夠了解任務，也還不知道哪些步驟真的會重複。
流程化前先跑三次
我會建議：一個任務至少用 AI 跑過三次，再決定要不要變成工作流。
第一次，你只是探索。
第二次，你會發現哪些地方重複。
第三次，你才比較看得出哪些指令值得保存、哪些檢查標準不能少。
不要為了一次成功就立刻建大系統。
本篇小練習
列出你工作中最常出現的 10 個任務。
每個任務標上兩個分數：
- 頻率：高 / 中 / 低
- 變異度：高 / 中 / 低
先挑「高頻率、低變異」的一個任務，整理成 AI 工作流。
你會發現，真正省時間的不是把所有事情都交給 AI，而是把最常重複、最適合標準化的地方先穩住。
想把自己的任務清單整理成可操作的 AI 工作流，可以加入課程與活動等待名單。
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